Si alguna ocasión organizaste un fiesta, conoces que no todo funciona de acuerdo con el plan y tienes que confrontar diferentes desafíos. Esta norma establece que en el exterior debe estar tranquilo y en paz. Pero, de hecho, estás remando enérgicamente con los pies bajo el agua para mantenerte a flote. Sin embargo, ninguna persona debería enterarse de eso. Hasta el día de hoy, aún creo que esta es la norma más valiosa.

Planear una convivio no es una labor simple. Pero puedo Reconocer 10 puntos clave que tiene que tener en cuenta con el fin de que todo salga bien.

1. Definir el objetivo y el formato

Parece bastante obvio, pero vale la pena tener un enfoque crítico acerca de este asunto. Formule su propósito lo más específicamente posible: ¿desea transmitir conocimiento a los participantes; expresar gratitud a los socios; ¿recaudar fondos para un programa u ofrecer placer decorativo a los huéspedes? El formato de la convivio dependerá de la respuesta: su concepto, el tiempo y la duración, la distribución de roles dentro del grupo, el diseño de la sala, la restauración y el sonido.

Trate de no quedarse atascado en los formatos tí­picos. Eche un vistazo a "unconference", PechaKucha, formato TED, brunches temáticos, fiestas en línea, fiestas al aire libre. Lo que cuenta es que su formato beneficia a lograr el propósito del acontecimiento.

2. Preste suficiente atención a la planeación

El programa debe incluir logística, contenido y la promoción del fiesta. Cree un documento disponible con el fin de que todo el grupo donde cada miembro sea capaz de ver las tareas del otro y el panorama global. En primer lugar, prepare un listado de las tareas principales y, luego, póngalas en la mayor cantidad de detalles posible en forma de pasos concretos que están obligados a completarse. Es fundamental designar el cronograma en el plan: el tiempo requerido para completar una labor. A menudo se subestima y la planificación va más lenta de lo que esperabas.

3. Elabore su costo teniendo en cuenta situaciones imprevisibles

Mire la lista de tareas y las refleje en su estimado. También vale la pena meditar en una reserva en caso de acontecimientos imprevisibles.

4. El diablo está en el pormenor

Si desea sorprender gratamente a sus invitados, piense en todo hasta el más minúsculo detalle: cómo se registran, quién saludará a los participantes y cómo, qué música se reproducirá, si cuenta con un rincón fotográfico atrayente, cómo se pueden ver sus presentaciones y la forma en que su equipo está vestido, qué hacer durante los descansos.

Por ejemplo, a lo largo de el registro, a los participantes se les puede sugerir la posibilidad de ir a una resumida clase magistral, jugar juegos o ver un video de experiencia.

Intenta maravillar a la concurrencia y produce el impacto wow, supera sus expectativas en las acciones más ordinarios. Esta situación es exactamente lo que produce la efecto de una fiesta.

5. Verifique el ubicación y tenga un plan B

Siempre verifique la ubicación en persona desde la etapa de selección. En el segundo más inesperado, podría ocurrir que el aire acondicionado no funcione eficientemente en click here now la sala, no huviese inodoros para discapacitados o el equipo no atraviese la puerta. Por lo tanto, verifique tales dificultades con anticipación.

6. Asignar instrucciones

Es muy esencial distribuir las tareas dentro de los miembros del equipo no solo en la etapa de planificación sino también durante el convivio. Asignar responsabilidades por zona. Por ejemplo, alguien es responsable de la zona de registro, alguien más con el fin de saludar a los oradores, una persona distinta para el equipo, para el servicio de comidas, conexión con la prensa, etc. Cada persona requiere tener su zona, que él o ella debería ser responsable a lo largo de toda la duración del convivio.

Entregue a cada miembro del equipo un documento con las instrucciones asignadas, para que cada persona sepa a quién contactar para un dilema en particular.

7. Cuéntale a tu audiencia sobre el convivio

Jamás subestime el tiempo requerido para la promoción adecuada de un fiesta. El estilo de convivio, su público objetivo, los fondos interiores y el capital determinan su enfoque de publicidad. Al seleccionar a sus socios de medios, concéntrese en aquellos que se dirigen a su audiencia. Es más conveniente tener ciertos socios, pero concretos, en lugar de hablar acerca de el fiesta para casi todos.

También es primordial crear un mensaje clave que se transmitirá en todos los canales. Cerciórese de que sea breve y que transmita con precisión la percepción del evento a su audiencia.

8. Preste consideración al servicio

Verifica de que tu grupo siga la norma de la cara de pato. Sea afectuoso con los participantes, oradores y socios. Trata de solucionar sus preguntas o cuestiones y cumplir con sus expectativas, incluso si te sientes cansado y no todo funciona Conforme lo planeado. Al final del día, lo que la concurrencia recuerda es acerca de cómo fueron tratados además la atmósfera, no lo que el orador se encontraba diciendo en el escenario.

9. Realiza una control final 24 horas previo del fiesta

Asegúrese de haber informado a los participantes acerca de cómo llegar al lugar, invitó a todos los presentes importantes y preparó los elementos impresos, el contenido de audio y video. Verifique si todos entienden sus tareas e responsabilidades, y si el espacio está preparado.


Asegúrese de imprimir el programa del acontecimiento, permita que cada miembro del grupo y voluntarios tenga una copia. Además, brinde a todos el número de teléfono de contacto crucial para comunicarse entre sí en caso de una eventualidad.

10. Solicitar comentarios

Es probable que estés cansado y dichoso posterior del evento, pero será difícil para ti proporcionar una evaluación objetiva de cómo fue todo. Es por eso que los participantes pueden completar un formulario de evaluación impreso al final del convivio o un formulario en línea cuando lleguen a casa. Pídales que evalúen diversos elementos del evento: logística, oradores, localidades y el labor de los organizadores. Esta información lo favorecerá a evitar fallas en el futuro y a mejorar la calidad de sus contenidos. Si es posible, obtenga comentarios a través de las redes sociales o grabe las opiniones de videos al final de una evento. Esto será útil en caso de que su evento se efectúa otra vez.

Cualquiera que sea la convivio que organice, sea entusiasta y jamás tenga miedo a las sorpresas, ¡y su acontecimiento será un éxito!